Meer veiligheid met Cierpa Kaizen

Veiligheid is voor organisaties een zeer belangrijk thema. Maar hoe zorg je er nu voor dat de veiligheid optimaal gemonitord wordt en veiligheidsacties aantoonbaar geborgd zijn? Verbeterconsultant en voormalig plantmanager Philip Stevenije legt uit hoe Cierpa Kaizen in zijn ervaring organisaties de tools geeft om de werkomgeving structureel en effectief veiliger te maken.

“Een veilige werkomgeving is belangrijk voor de hele organisatie. Niet alleen hebben medewerkers recht op een veilige werkplek, veiligheid heeft ook veel impact op de motivatie. Het management draagt een grote verantwoordelijkheid, die zelfs kan uitdraaien op aansprakelijkheid wanneer in het geval van een incident of ongeval blijkt dat niet de vereiste maatregelen zijn genomen om de situatie te voorkomen. Bij een groot incident krijgt de organisatie negatieve publiciteit, die absoluut afstraalt op het imago van het bedrijf.

Dat maakt veiligheid een topprioriteit voor organisaties. Managementteam, veiligheidsadviseur, arboteam en lijnmanagers dragen samen de verantwoordelijkheid om preventief en correctief op te treden en veiligheidsacties altijd aantoonbaar vastgelegd te hebben wanneer overheidsinstanties daarom vragen.

Veiligheid is een topprioriteit voor organisaties.

In de praktijk blijkt dit nog een hele opgave. Er wordt vaak gewerkt met verschillende Excel-bestanden voor opvolging van acties: één voor veiligheid, één voor kwaliteit, één voor technische problemen, enzovoort. Alle lijsten worden los van elkaar bijgewerkt en het is de vraag hoe up to date ze zijn. De informatie is gefragmenteerd, het is lastig prioriteren en opvolgen en er is geen zicht op de voortgang. De traceability van acties is verre van geborgd.

Cierpa Kaizen geeft de mogelijkheid het hele veiligheidsproces samen met alle andere opvolgingen in één centrale database te ordenen en dat biedt vele voordelen. Je zult zien dat acties makkelijker worden vastgelegd (onder andere middels een app) en ook niet worden vergeten. Het proces wordt van A tot Z gevolgd en middels PDCA geborgd.

De voordelen van Cierpa Kaizen in het veiligheidsproces zijn groot:

• • Je legt de veiligheidspunten vast in een centrale database

Niets raakt meer kwijt en er is overzicht. Veiligheidspunten die in het overleg naar voren komen worden direct opgeslagen. En met de eenvoudig te bedienen Kaizen app is het mogelijk al op de werkvloer een foto te maken van een onveilige situatie en deze vast te leggen in het systeem.

Cierpa Kaizen is een compleet systeem waarbij je geen aparte opvolgingslijsten meer nodig hebt. Niet alleen de veiligheidspunten zijn centraal en compleet opgeslagen, het hele daaropvolgende verbetertraject en mogelijke bijbehorende analyses zijn ook opgenomen in het systeem.

• • Je kunt veiligheidspunten beoordelen en indelen naar prioriteit, afdeling en investering

De scope van veiligheidspunten is heel breed. Het kan variëren van bouten vastschroeven – een taak voor de technische dienst – tot een complex veiligheidspunt dat om een miljoeneninvestering vraagt – een project dat door een verbeterteam in kaart gebracht moet worden. In Cierpa Kaizen heb je overzicht van alle veiligheidspunten. Dat maakt prioriteren eenvoudig. Ook het toekennen van een actie aan een eindverantwoordelijk persoon, afdeling of team is eenvoudig.

• • Je weet dat de veiligheidsacties altijd opgepakt worden

Het is niet alleen mogelijk taken toe te wijzen aan een eindverantwoordelijk persoon, afdeling of team, je wijst voor iedere volgende stap in PDCA de volgende stap de juiste persoon of personen aan. Zo weet iedereen zeker dat de volgende stap daadwerkelijk aan een persoon of team toebehoort en gezet wordt, terwijl de voortgang gemonitord wordt. 

• • Je weet dat veiligheidsacties aantoonbaar geborgd zijn

Cierpa Kaizen leidt iedere actie volgens de PDCA-aanpak van voorstel tot geborgde verbetering. Het proces daarvan wordt vastgelegd en kan op ieder moment worden aangetoond en opgenomen in rapportages voor intern of extern gebruik, zoals overheidsinstanties.

• • Je kunt veiligheidsissues analyseren en daarmee mogelijke risico’s in kaart brengen

Aan ieder veiligheidsissue kun je in Cierpa Kaizen labels toekennen. Van het type issue, van de locatie, van de machine, etcetera. Vervolgens kun je met een van de geleverde templates een analyse maken van deze issues en met het management en/of het verbeterteam in kaart brengen waar mogelijke nieuwe risico’s op dat gebied liggen. Met dit overzicht kun je nieuwe issues voorkomen.

Een centraal systeem als Cierpa Kaizen verandert zo de hele manier van werken. Wanneer eerder een issue naar boven kwam in een overleg of een onveilige situatie opviel op de werkvloer, werd dat mondeling of in een mailtje gemeld aan bijvoorbeeld de productiemanager. Die wilde daar dan wat mee doen – maar vergat het misschien weer. Of hij deed er wel wat mee maar het bleef liggen bij de persoon die hij had aangewezen om het issue op te pakken. Zo verdwijnen issues of lopen ze onnodig vertraging op. Dat is nu niet meer mogelijk.

Issues kunnen niet meer verdwijnen of onnodig vertraging oplopen.

Of het nu in een meeting of tijdens de dagelijkse ronde in de fabriek is: je noteert acties direct in het systeem. Bij de productievergadering worden de acties indien nodig verder besproken en wordt de actie aangevuld met een deadline en de verantwoordelijke personen of teams.

Dit voordeel is samen met de borging en traceability van ieder issue van grote waarde voor de veiligheid van iedere fabriek.”

Veiliger werken met Cierpa Kaizen in jouw organisatie?

Cierpa werkt met deskundige verbeterconsultants als Philip Stevenije. Zij laten je graag zien hoe je Cierpa Kaizen implementeert en inzet om de veiligheid binnen jouw organisatie te verbeteren.