Succes met Kaizen

Ieder bedrijf wil verbeteren, maar lang niet iedereen weet hoe. Kaizen is een uiterst doeltreffende methode om een succesvolle verbetercultuur neer te zetten in je organisatie. Wat doet Kaizen voor jouw verbeterproces?

Verbeteren vóór Kaizen

Ieder bedrijf wil verbeteren. Het is de enige weg naar een hogere productie, hogere kwaliteit, minder storingen en daarmee een beter bedrijfsresultaat. Maar hoe realiseer je dat? Dat is vaak nog niet helder.

Over het algemeen wordt er binnen bedrijven overlegd over de dagelijkse gang van zaken, maar structurele verbeteringen worden niet of niet effectief opgepakt. Er zijn 3 veelvoorkomende situaties:

1. verbeteringen worden wel benoemd, maar er gebeurt niks mee
2. verbeteringen worden niet benoemd, omdat men het vertrouwen niet heeft dat er iets mee gebeurt
3. mensen accepteren de situatie zoals hij is en zijn zich niet bewust van mogelijke verbeteringen

Vaak beginnen mensen het verbeterproces met een ideeënbus. Iedereen doet zijn suggesties in de (digitale) brievenbus en dan hopen we dat hier structurele oplossingen uit komen. Maar helaas werkt dat vaak niet zo. Dat komt doordat het eigenaarschap van het idee troebel is. De oorspronkelijke aangever kan zijn suggestie niet genoeg onderbouwen en de ontvanger van het idee onderkent of herkent het probleem niet - en zo blijft het idee zonder bestemming achter in de bus.

Verbeteren met Kaizen

Kaizen werkt heel anders. Het is een manier van denken, gericht op een veranderende verbetercultuur. Bij Kaizen wordt er structureel gezocht naar passende verbeteringen, in plaats van naar ad hoc oplossingen. De prestaties van een bedrijf verbeter je nu eenmaal niet in 1 dag. Het gaat trapsgewijs, met kleine stapjes. 

Met Kaizen realiseer je direct 2 hoofdpunten:

1. Ideeën worden zichtbaar gemaakt. Verstop de ideeën niet in een bus, maar plak ze op een bord in de buurt van de werkplek. Laat mensen hun idee toelichten in teamverband, zodat de achtergrond van het idee duidelijk is. Hiermee blijft het eigenaarschap van het idee bij de juiste persoon, tot het moment van overdracht van de verbeteractie.
2. Een andere denkwijze. Mensen lichten hun idee toe en horen ook van anderen hoe zij hun ideeën beschrijven. Het hele team leert herkennen welke ideeën tot mogelijke verbeteringen leiden en wat de resultaten daarvan zijn – niet per se in geld, maar in meer producten, minder stilstanden, hogere kwaliteit en een algeheel prettigere werkwijze. Zo groeit iedereen in het bedrijf toe naar een andere denkwijze. Dit is vaak een belangrijke stap voor de mensen op de werkvloer, die gewend zijn puur uitvoerend bezig te zijn en vaak moeten wennen aan een andere werkwijze.

Kaizen biedt vervolgens standaardtechnieken om het probleem aan te pakken. Het Plan-Do-Check-Act-principe van de Demingcirkel vormt de basis van het traject: een probleem signaleren, een oplossing zoeken, de oplossing borgen middels een verbeterde standaard en doorgroeien naar de volgende trap in het verbetertraject. Met Kaizen maak je verbeteren eenvoudig onderdeel van het dagelijkse proces.

Verbeteren met Kaizen software

Wie begint met Kaizen, begint vaak met Post-its op de muur. Een prima manier om het proces in de vingers te krijgen. De beperkingen van dit systeem blijken echter wanneer er afdelingsoverschrijdend gewerkt wordt (hoe komen die Post-its van de ene op de andere afdeling?) en als het aantal verbeteracties toeneemt. Wanneer een middelgroot bedrijf serieus gaat verbeteren, kan het aantal verbeteracties jaarlijks rustig oplopen tot 2000 acties. En dan is het tijd voor een handiger systeem.

Cierpa Kaizen is een overzichtelijk systeem waarmee je verbeterpunten zichtbaar en beheersbaar maakt. Met ons digitale whiteboard kun je ideeën verzamelen én structureren, zonder dat er ideeën verloren gaan. Vervolgens kun je:

1. het volume aan verbeteringen beheersen en bundelen. Geen losse Excelletjes of whiteboards op verschillende afdelingen.
2. verbeteracties zichtbaar houden. Er kan geen briefje verdwijnen of vergeten worden. Iedere actie wordt toebedeeld aan een eigenaar of wordt weloverwogen uitgesloten van vervolgacties.
3. de participatiegraad monitoren. Zijn er afdelingen die weinig input leveren? Met dit inzicht kun je bijsturen of extra motiveren waar nodig.
4. het succes meten. De waarde van een verbeteractie is met Cierpa Kaizen duidelijk zichtbaar. Niet alleen achteraf, maar al vooraf kun je inschatten wat verbeteringen zullen opleveren. Daarmee bepaal je makkelijk in welke volgorde je de acties gaat uitvoeren. Inzicht in je succes is de belangrijkste motivator!