Proces verbeteren in 9 stappen

Proces verbeteren in 9 stappen

Proces verbeteren is aan de orde van de dag in uiteenlopende branches en organisaties. Verbetermethodes als LEAN, Agile en Six Sigma ondersteunen continu verbeteren in de maakindustrie, de logistiek, de bouw en vele andere bedrijfstakken. Hoewel de bedrijven enorm verschillen, volgt het verbeterproces een vaste route.

Het doel van proces verbeteren

Algemeen gezegd: proces verbeteren helpt u efficiënter te werken. Door verspillingen te elimineren kunt u verbeteren.

De specifieke bedrijfsdoelen kunnen per situatie echter verschillen. Wilt u de snelste in de branche zijn? Kwalitatief verbeteren? Goedkoper leveren? Deze doelstellingen bepalen de focus binnen uw verbeterproces.

Uw proces verbeteren in 9 stappen

Wanneer u de bedrijfsdoelen duidelijk voor ogen hebt, is het tijd te bepalen welke factoren in het proces u ervan weerhouden ze te bereiken.

Met deze 9 stappen kunt u uw proces blijvend verbeteren: 

  1. Breng het te verbeteren proces in kaart. De scope van het proces is bepalend voor de wijze waarop u dit doet. Wilt u het gehele bedrijfsproces onder de loep nemen of slechts een deel daarvan?  

    Technieken als VSM (Value Stream Mapping), Makigami of een Procesmap zijn uitstekende instrumenten hiervoor.

    VSM (Value Stream Mapping): VSM analyseert de stroom van informatie of goederen door het proces. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de hoofdstroom van het proces en ondersteunende processen. VSM wordt veel gebruikt in de productindustrie en is een onderdeel van Six Sigma. Lees meer over VSM toepassen.

    Makigami: Makigami gaat om het verwerken van informatie en wordt vaak gebruikt bij het in kaart brengen van een informatiestroom. Er wordt onderscheid gemaakt tussen activiteiten, documenten & systemen, tijdsanalyse en knelpunten. Lees meer over Makigami toepassen.

    Procesmap: Een procesmap is een eenvoudige methode om een proces tot in detail uit te werken. Er wordt gewerkt met verschillende basissymbolen (ovalen, rechthoeken, pijlen) waardoor u tot op microniveau een helder visueel voorbeeld van het proces krijgt. Lees meer over een procesmap maken. 

  1. Geef de relaties met voorgaande en opvolgende processen weer – voor zover dat nog niet in stap 1 is gedaan. Om uw proces te verbeteren moet u het van kop tot staart volgen, van aanvoer door de leverancier tot levering aan de klant.
  1. Bepaal de verspillingen in het proces. Wat is waardetoevoegend, wat niet? Zijn de oorzaken van de verspillingen gepland of ongepland? 
  1. Maak pareto’s van verspillingen. Het Paretoprincipe, ook wel de 80-20-regel genoemd, richt zich op de variabele die de meeste invloed heeft. Als 80% van de verspillingen veroorzaakt wordt door 20% van de oorzaken, dan is het het meest effectief die 20% aan te pakken. Daarom draait deze stap om het rangschikken van verspillingen op prioriteit: van groot naar klein, van frequent naar soms. 
  1. Visualiseer de current state. Waar staat u nu? Breng alle tot nu toe ontdekte zaken bij elkaar in een schematische weergave van het proces. 
  1. Bepaal de ideal state. Waar wilt u naartoe? Hoe zou uw proces eruitzien ineen ideale wereld, zonder verspillingen? 
  1. Vergelijk de ideal en current state. Vertaal de verschillen naar issues die u plaatst in een impact/effort-matrix. Maak daarvoor een matrix met op 1 as de effort (tijd, geld, risico) en op de andere as de impact (hoger of lager effect op de doelstellingen). Door de issues te plaatsen in de matrix, wordt zichtbaar welke issues prioriteit moeten hebben. 

  1. Zet inzicht om in actie: realiseer verbeteringen met verbeteracties en verbeterteams. Lees hier meer over in de blog In 4 stappen van verbeterkans naar verbeteractiviteit. Zorg er bovenal voor dat u iedere verbeteractie afsluit met het borgen van standaarden: dát is de sleutel tot structurele vooruitgang! 
  1. Blijf de verbeteringen en verspillingen managen tot de ideal state is bereikt. Met iedere behandelde issue uit de impact/effort-matrix komt u daadwerkelijk dichter bij uw doel!

PDCA bij proces verbeteren

Onze 9 verbeterstappen volgen in grote lijnen de volgorde van de bekende PDCA-cyclus (Plan, Do, Check, Act). Ook PDCA is een continue, cyclische verbeterstrategie. Het borgen van standaarden schiet daar echter vaak bij in, terwijl dat juist een essentieel onderdeel is van blijvend verbeteren.

Makkelijk verbeteren met Cierpa Software

Cierpa ontwikkelt software om verbeterprocessen te ondersteunen. Zo helpt Cierpa OEE u uw verspillingen boven tafel te krijgen en de achterliggende reden te ontdekken. En Cierpa Kaizen ordent niet alleen uw verbeteracties vanuit de PDCA-gedachte, maar borgt u ook uw nieuwe standaarden.

Wilt u zien hoe dit in de praktijk gaat of zoekt u ervaren hulp om dit proces te introduceren? Cierpa heeft een netwerk van onafhankelijke consultants waar we u graag mee in contact brengen. Ook organiseren we bedrijfsbezoeken en workshops om kennis te maken met verbeteren. Bel of mail ons voor meer info.

deel via

Cierpa Software maakt laagdrempelige, slimme software voor bedrijven die willen verbeteren. Technieken en methodes zoals 5S audit, Kaizen, OEE en het overkoepelende LEAN gedachtengoed staan aan de basis van onze software. 

Met de lean manufacturing verbetertools van Cierpa OEE, Cierpa Kaizen, Cierpa Quality, Cierpa Competence en Cierpa Assessment wordt sneller verbeteren haalbaar voor ieder bedrijfsproces!

Blijf op de hoogte van nieuwe features, succesverhalen, tips & tricks
Schrijf u in voor onze nieuwsbrief (verschijnt ±6 keer per jaar)